En el apartado de diseño y planteamiento metodológico (sección III del presente informe) se describe en detalle los fundamentos, acciones y propuestas que se emplearán para llevar a cabo la evaluación de los proyectos productivos. Cabe por lo tanto señalar, que en este apartado se presentan, por lo tanto, los conceptos generales que se emplean en el Centro de Incubación de Empresas de Base Tecnológica CIEBT del Instituto Politécnico Nacional para la evaluación de los proyectos productivos.
Todos los proyectos productivos a evaluar en el programa 3x1 para Migrantes, dada la naturaleza del programa que impulsa la Sedesol, deben considerarse bajo la perspectiva del fin mismo que se pretende alcanzar con el proyecto productivo, que es, en principio, el que independientemente de su tamaño, giro o actividad económica, el ideal se centra en el propósito de “constituirse formalmente como una empresa”.
El programa 3x1 establece como criterio de elegibilidad el compromiso para, en caso de que el proyecto sea apoyado, constituir “formalmente la empresa” o negocio y cumplir con las obligaciones fiscales mexicanas.
El punto de referencia para establecer una correcta comparación sería por lo tanto el de un escenario deseable, esto es, que formalmente el proyecto productivo se encuentre constituido como una empresa formal exitosa, rentable, productiva, sustentable y eficiente, por mencionar sólo algunas de las características deseables en una empresa exitosa que garantiza que mantiene una correcta producción y una adecuada rentabilidad, dando así, plena justificación a las inversiones realizadas con las remesas y las aportaciones del gobierno.
Este marco de referencia aplicado a los proyectos productivos perfila de acuerdo a varios autores los siguientes aspectos a considerar en la evaluación:
- La empresa, independientemente de su naturaleza, tiene como propósito básico el obtener beneficios, ganar dinero y ser autosustentable en el tiempo y mientras más eficazmente realice su proceso operativo, financiero y comercial ésta será más productiva.
- En la estructura operativa de la empresa se identifican áreas funcionales cuyas tareas se especializan, guardando estrecha interrelación y comunicación entre sí, procurando un correcto y productivo trabajo en equipo. Las áreas funcionales de la empresa a considerar en este estudio son:
o Comercialización;
o Producción;
o Organización y
o Finanzas,
Todas ellas deberán mostrar un correcto nivel de productividad, definiéndose a la productividad como la relación que existe entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados.
- En función de la productividad de cada área y de la empresa en su conjunto, se puede determinar el grado de satisfacción, de eficacia, con que se realiza cualquier actividad o proceso. Esta información es indispensable para dimensionar los niveles de productividad alcanzados, lo que permitirá a la propia empresa establecer comparaciones con la competencia. Esto significa poseer información con oportunidad para tomar decisiones adecuadas en la dirección correcta. Las empresas exitosas realizan periódicamente estas mediciones para instrumentar sus propuestas de crecimiento, de mejora continua, de ajustes a la productividad, de aseguramiento de la calidad, de satisfacción permanente para el cliente y, en consecuencia de mejoras en el desempeño de sus actividades.
- Todas las actividades y procesos de cualquier empresa deberán medirse con parámetros orientados a la toma de decisiones, asegurándose de que las actividades sean acordes con los objetivos del negocio, lo que permite evaluar los resultados frente a dichos objetivos. Estos parámetros son conocidos como indicadores: “Parámetro numérico que facilita la información sobre un factor crítico identificado en la organización, en los procesos o en las personas respecto a las expectativas definidas”.
- Cuando el valor de un indicador de gestión es comparado con algún nivel de referencia, ayuda a detectar desviaciones y facilita tomar todo tipo de medidas correctivas o, lo más interesante del caso, que sean preventivas cuando se actúa con oportunidad.
- Los indicadores pueden utilizarse como métricas de los factores críticos de éxito, lo cual ayudan a identificar oportunidades de mejora. Estas mejoras influyen de forma positiva sobre el resultado de los procesos, aspecto que define una relación de causa y efecto entre los indicadores de gestión y el cumplimiento de los objetivos claves.
- Mientras los objetivos de la empresa se enfocan en lo que se quiere lograr, los indicadores se enfocan en la manera de hacerlo, estableciendo la probabilidad de éxito y proporcionando información acerca del desempeño de las capacidades y destrezas de la misma.
- Estos indicadores sólo cambian cuando los objetivos se consiguen o cuando varía la orientación de la gestión. En los entornos productivos existen una serie de indicadores básicos del rendimiento que se comparan con referencias fiables para obtener evaluaciones cuantitativas sobre las posibles mejoras.
La evaluación a realizar en los proyectos productivos del programa 3x1 para Migrantes surge de instrumentar y adecuar todo un conjunto de metodologías que se han aplicado tanto a proyectos productivos como a empresas, basadas principalmente en la experiencia ya acumulada por el CIEBT. Este compromiso contempla actividades propias de diseño, aplicación, procesamiento y análisis de información que se emplearán para alcanzar los objetivos de la “evaluación complementaria de seguimiento”.
Para llevar a cabo el estudio de la rentabilidad de los proyectos productivos, a través del seguimiento del desempeño observado se harán mediciones para tres puntos del tiempo: a los dos meses de aceptada la propuesta (levantamiento basal), a los 9 meses (levantamiento intermedio) y a los 18 meses (levantamiento final). Como valor agregado a esta propuesta el CIEBT propone el desarrollo y aplicación de una plataforma tecnológica virtual que permitirá tener la información de los levantamientos y registros contables en línea y en tiempo real; asimismo se aplicará a cada una de las empresas y microempresas un diagnóstico empresarial integral que permitirá detectar las problemáticas y/o buenas prácticas que prevalecen en dichas empresas.
Los indicadores de rentabilidad propuestos para esta evaluación permiten resumir los indicadores internos de las 4 áreas funcionales propias de la operación de las empresas, a saber: mercado, producción, organización y finanzas. Este es uno de los temas centrales que se utilizará para dimensionar el nivel de operación de las empresas. Se hace notar que este conjunto de indicadores se presentarán como reportes mensuales de los avances en la consolidación de las empresas productivas.
Estudios de esta naturaleza requieren de medidas de aseguramiento que garanticen, a lo largo de todo el estudio, un adecuado manejo de datos, que genere información pertinente y confiable, para ello el CIEBT de acuerdo a su experiencia empleará bases de datos, formatos de registros sistematizados y plataformas tecnológicas que permitan cumplir con un manejo de datos basado en criterios de: claridad, orden, precisión, relevancia, verificación, pertinencia y oportunidad.
Dentro de este conjunto se incluye la entrevista directa a los responsables de proyectos sobre la experiencia acumulada en la creación y operación de la empresa, en las gestiones realizadas para el arranque, la operación de la empresa y el tipo de apoyos recibidos de las instancias federales, estatales y municipales.
Los indicadores de rentabilidad, aportarán a los propietarios de las empresas evaluadas, elementos para la toma de decisión sobre el rumbo del negocio, basados en la evolución o involución que muestren sus empresas en el comparativo resultante de los 2 a los 9 meses y de los 9 a los 18 meses. Estos indicadores les permitirán conocer la eficacia de cada proyecto productivo incluido en el programa.
A través de los indicadores de rentabilidad propuestos será posible determinar la eficacia de los ingresos en la generación de empleos e ingresos generados por cada una de las empresas apoyadas por el programa a fin de determinar la eficiencia y la pertinencia del Proyecto Piloto 3x1 para Migrantes.
Se incluye en estos estudios el análisis de factores del entorno (variables externas a la empresa). Para ello, se parte de la información proporcionada en campo de de los principales factores que inciden en el desempeño de las empresas, independientemente de que correspondan a factores externos, éstos juegan un importante papel en la permanencia y consolidación de las empresas, tal es el caso de: la infraestructura local en servicios educativos, servicios de salud e higiene, vías de comunicación, ubicación de las localidades, actividades productivas del municipio, disponibilidad y acceso a la tecnología, los niveles de inseguridad, incluyendo el acceso a infraestructura básica de servicios públicos de electricidad, telefonía y gas, entre otros. Estos factores sirven para identificar cuáles son las condiciones o factores externos que posibilitan o limitan a los proyectos productivos para alcanzar el éxito en su entorno comercial.
La evaluación complementaria a realizar incluye la aplicación del Diagnóstico empresarial. Se propone con ello, aplicar un diagnóstico integral a cada una de las empresas, a través de una herramienta de análisis empresarial diseñada por el CIEBT-IPN específicamente para proyectos productivos y sociales. El instrumento incluye un análisis de las siguientes áreas; Mercadotecnia, Administración, Recursos Humanos, Contable/Fiscal, Procesos productivos y Legal, con el propósito de conocer el estado actual de las empresas, sus fortalezas y debilidades.
Se incorpora a la evaluación la capacitación en el llenado de formatos contables, para ello, se propone el realizar cursos-taller para el adiestramiento de los responsables de los proyectos productivos o bien del personal de su área contable, en la captura de los registros contables básicos de sus empresas, a fin de realizar un control interno de su operación y poder disponer periódicamente de información indispensable para la elaboración de los indicadores de rentabilidad.
Para llevar a cabo la medición de los registros contables, se propone la implementación de instrumentos y formatos que ayuden al acopio de información contable (costos unitarios, costos indirectos, gastos de operación y utilidad marginal, entre otros) de la operación de las empresas para la elaboración de sus indicadores de rentabilidad y para la conformación de sus estados financieros mensuales.
El CIEBT ha diseñado una herramienta de cómputo, bajo la forma de una plataforma tecnológica para el manejo de datos empleando la red Internet. Se propone con ello, el diseño de una herramienta tecnológica que permita la captura y almacenamiento de la información recabada en las evaluaciones. La tecnología propuesta permitirá una amplia compatibilidad con el proceso de análisis y síntesis con programas de manejo estadístico de datos tales como el SPSS.
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